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A transição digital é um conceito que tem vindo a estar cada vez mais presente na linguagem do Estado, empresas e negócios. Face à importância que a transição digital tem na atualidade, não é de estranhar que haja medidas vertidas no Plano de Recuperação e Resiliência (PRR) que visam dinamizar este processo. Simplificar processos, atualizar, digitalizar dados e ter uma presença no mundo online pode parecer um processo difícil e dispendioso para pequenos negócios. A transição digital pode parecer igualmente complicada e desnecessária para empresas que já estão tradicionalmente integradas no mercado. No entanto, há que ter em conta que este processo é um passo fundamental para que as empresas permaneçam relevantes no mercado. Mas, afinal de contas, o que é a transição digital? Neste artigo vamos dar-lhe conta do que está por trás deste conceito e como pode trazer mais valias a gestão e crescimento do seu negócio.
Quando se fala em transição digital, o que passa na mente de muitos empresários é trocar o papel pelo computador, é apenas uma despesa acrescida que não é bem-vinda naquele momento da empresa, ou porque ainda está a iniciar a empresa ou porque já tem todas as rotinas criadas e será complicado formar os colaboradores. A transição digital, de facto, refere-se à mudança de processos e modelos de negócios de analógicos para digitais, mas vamos por partes. O conceito de transição digital é mais do que utilizar computadores e tecnologia digital, apenas porque sim, porque é mais moderno ou atual. Este conceito compreende uma mudança de processos mais mecânicos ou manuais, por processos digitalizados que irão aumentar os seus lucros e facilitar a gestão da sua empresa. Mas não basta criar uma página na internet ou ter presença nas redes sociais, trata-se de simplificar processos, subtrair alguma burocracia empresarial e entrar numa mentalidade competitiva e inovadora, que se traduz numa melhor gestão que gera lucro e numa maior relevância no mercado.
A transição digital traz alguns desafios, principalmente de ordem técnica e também poderá ter de lidar com alguma resistência por parte dos colaboradores, porque se trata de toda uma mudança de atitude perante a administração e gestão da empresa. Mas seguindo alguns passos elementares, sairá sempre a ganhar.
A transição digital é um investimento que irá resultar em ganhos substanciais e aumentar a eficiência e produtividade da empresa, se for bem sucedida. Este processo compreende alguns passos para resultar num sucesso lucrativo para o seu negócio.
A identificação das necessidades da empresa é fundamental para determinar quais são as áreas que precisam fazer a transição do modelo analógico ou manual para o digital. Como exemplos mais comuns, as empresas precisam guardar dados, automatizar pagamentos, fazer a gestão de stocks ou fazer a gestão de caixa.
Depois de identificar as necessidades da empresa, será necessário definir as prioridades. Este passo é essencial para que a inovação tecnológica não traga problemas de adaptação do negócio. Para que a transição digital resulte em benefícios para a empresa, este processo deverá ser feito com alguma coerência, incorporando as novas tecnologias aos poucos, de modo a permitir a adaptação de funcionários e a reorganização das dinâmicas da equipa.
A seleção dos equipamentos e software que mais se adequa ao ramo de negócios e mediante a estratégia de transição digital que foi desenhada, será um dos passos mais sensíveis para que o processo seja um êxito. A empresa terá de selecionar e investir em equipamentos de hardware que sejam adequados aos espaços e à função. Mas é na escolha do software que deverá estar mais atenta. Existem diversos softwares para empresas e negócios disponíveis, mas poucos são específicos para um determinado ramo.
Não raras vezes acontece que os pequenos negócios e empresas apostam em softwares genéricos e com versões gratuitas, que posteriormente se mostram ineficientes ou muito limitados.
Esta opção é muito comum, mas raramente dá bons resultados, uma vez que a ferramenta gratuita não cobre as funções que a empresa necessita e quando quer fazer o upgrade para planos pagos, estes têm valores excessivos acima dos praticados no mercado. No entanto, a troca posterior de software será mais trabalhosa, uma vez que habitualmente não dá para fazer a transferência de dados para outra ferramenta. Por essa razão, será mais indicado investir num software específico mais competitivo desde o primeiro momento, e, se for necessário fazer escolhas, optar por um equipamento de menor qualidade, uma vez que a troca será incomparavelmente mais fácil.
Depois de identificar as necessidades da empresa, definir prioridades e escolher os equipamentos, é hora da implementação dos equipamentos e software. Será melhor escolher um momento em o movimento é menor, ou até quando a empresa não está a trabalhar, uma vez que irá criar uma menor disrupção no seu funcionamento. É nesta situação que a definição das prioridades feita anteriormente se mostra altamente importante, para que o distúrbio seja o mínimo possível. A introdução de novas tecnologias é uma mais valia, sem qualquer dúvida, mas se não se tiver atenção na introdução destas inovações tecnológicas, pode criar mais um problema, em vez de encontrar novos recursos que facilitem o funcionamento e gestão da empresa.
A formação da equipa para a utilização das novas tecnologias deve começar nos ensinamentos mais básicos, sobre como trabalhar com o hardware, passando para a formação sobre o software escolhido. Se optar por um software específico para o ramo em que trabalha, poderá ter de fazer um investimento superior mas irá compensar a curto e longo prazo, até porque a empresa fornecedora do software irá certamente disponibilizar um apoio permanente e acompanhamento aos clientes, certificando-se que a empresa retira todos os proveitos da tecnologia.
A transição digital tem um impacto profundo na gestão das empresas e nos negócios, aliás, hoje em dia é praticamente impossível pensar em transações comerciais sem que haja uma intervenção de alguma tecnologia digital. O impacto das novas tecnologias na empresa irá trazer alterações profundas na filosofia de trabalho e na gestão do dia-a-dia. Na medida em que for apostando mais em novas tecnologias, irá beneficiar da simplificação de processos e agilização das transações, assim como irá criar maior visibilidade para o seu comércio. Como já dissemos anteriormente, a transição deverá fazer-se por etapas, de modo a não criar complicações desnecessárias.A aplicação das novas tecnologias na empresa irá beneficiar a gestão, mas será necessário apostar na formação dos colaboradores para lidar com as novas tecnologias. Em suma, apostar numa transição digital faseada, na formação dos colaboradores e investir num software especializado logo desde o primeiro momento irá gerar vantagens financeiras, de administração e gestão do negócio, criando todas as condições para que a empresa, por mais pequena que seja, passe para um novo nível.
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